Auf der Photopia Messe in Hamburg traf sich Ende September die Foto-Branche. Endlich wieder Begegnungen, Gespräche von Angesicht zu Angesicht und Netzwerken mit Kollegen oder Geschäftspartnern. Vor allem, weil die letzten Monate in meinem Job voller Online-Meetings und Online-Workshops waren, die eine andere Art von Gesprächskultur mit sich bringen. Bei vielen Fotografinnen und Fotografen war es ähnlich. Manche haben zu Beginn der Pandemie auf eine rasche Rückkehr zu persönlichen Meetings gesetzt und Online-Meetings eher vermieden. Andere haben dieses Kommunikations-Medium rasch erobert und nutzten diese Möglichkeit, um in Verbindung zu bleiben. Damit Fotografen das Beste aus einem wichtigen Online-Meeting herausholen können, braucht es allerdings ein wenig Planung und Struktur.
Nach vielen Monaten der Einschränkungen und Kontaktarmut haben sich auch hartnäckige Gegner von digitalen Kommunikationskanälen entschlossen, einen Teil ihrer beruflichen Gespräche via Online-Meeting zu führen. Es ist oft die beste Möglichkeit, sich mal wieder unter vier Augen zu unterhalten. Manche Online „Helferlein“ wie Clubhouse haben sich auf Strecke nicht durchgesetzt, ein Meeting via Zoom oder anderen Web-Conferencing-Tools zu planen und zu führen hingegen schon. Und ein erheblicher Teil unserer beruflichen Kommunikation wird in Zukunft so weiterlaufen. Auch manche meiner Kundinnen und Kunden bevorzugen mittlerweile das Gespräch via Zoom, anstatt für Reiserei Zeit und Geld zu investieren, weil sie in Meetings gute Erfahrungen gemacht haben und es ihnen etwas bringt. Meine Erfahrung zeigt, dass Online-Meetings mit einigen Tricks und Tipps für Fotografen noch effektiver sein können. Besonders dann, wenn sie ein Meeting mit derselben Sorgfalt vorbereiten, wie einen Fotojob. Kaum jemand hat eine Struktur oder einen Ablauf für ein Meeting oder hat sich vorher Gedanken über weitere nützliche Helferlein im Meeting gemacht. Wie beispielsweise ein Whiteboard oder ein Online-Dokument, um Gesprächsergebnisse sichtbar festzuhalten oder Präsentationen zu zeigen.
Ein erfolgreicher Besprechungszyklus beginnt mit dem Ankommen im Meeting, quasi dem Check-In. Er stellt sicher, dass alle im Meeting nicht nur physisch anwesend sind, sondern ihr Setting gut eingerichtet haben, für ungestörte Gesprächsatmosphäre sorgen, den Flugmodus einstellen und ein Getränk bereitsteht. Das Einchecken ersetzt quasi das Händeschütteln und das Kaffeeangebot zur Begrüßung und es ermöglicht das Kennenlernen via Smalltalk. Zuvor bitte den optimalen Besprechungs-Hintergrund wählen, denn einen Einblick in persönliche Räume sollten Sie vermeiden.
Übrigens sind die drei Kommunikations-Kanäle Tonfall, Sprache und Körpersprache im Online-Meeting ebenso relevant wie sonst auch. Es fällt auf, wenn der Gesprächspartner den Blickkontakt vermeidet, zu dicht vor dem Monitor sitzt oder nebenbei am Smartphone spielt.
Jetzt geht es zur Sache. Geben Sie einen Überblick über die Besprechungspunkte und die Dauer des Meetings. Ein Portfolio-Termin dauert oft nur 20 bis 30 Minuten, aber für andere Meetings sollten Sie die Zeit vorher begrenzen. Am besten kennen Sie Ihr Gesprächsziel vorher und können das Gespräch in diese Richtung lenken. Falls jemand anderes das Meeting leitet, machen Sie sich vorher und währenddessen Notizen, was Sie gerne ansprechen oder klären möchten. Achten Sie darauf, dass die Themen nacheinander bearbeitet werden und man nicht abschweift. Denn Meetings ufern ansonsten rasch aus. Falls Sie eine Präsentation teilen wollen, geben Sie einen einleitenden Überblick über die Inhalte Ihrer Präsentation.
Falls es kein Protokoll gibt, fassen Sie am Ende des Meetings das Besprochene nochmals zusammen. Geben Sie Gelegenheit, offene Punkte zu klären, vor allem Verständnisfragen. Nun folgt ein Ausblick auf das, was als nächstes kommt, planen Sie den nächsten Schritt und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist. Dann können Sie und Ihre Gesprächspartner auschecken und kurz persönlich sprechen.
Zum Dresscode: Hier gelten die gleichen Spielregeln, wie bei einer persönlichen Begegnung. Also bitte im Sinne des Wortes keine halben Sachen machen. Wer weiß, ob Sie nicht doch mal aufstehen müssen.
Und sind Sie gut vorbereitet auf das nächste Online-Meeting?
Silke Güldner coacht Fotografinnen und Fotografen dabei, ihr Potenzial und ihre Kompetenz im Foto-Business zu entwickeln, zu präsentieren und zu verkaufen.
www.silkegueldner.de
