Selbstständige Fotografen, die auf smarte, mobil nutzbare Onlinelösungen für ihre Buchhaltung setzen, können diese zu einem hohen Grad automatisieren und monatlich Geld, Zeit und Nerven sparen. Zudem haben sie ihr Büro immer und überall dabei – via mobile Device in der Hosentasche.
Welche Vorteile smarte Tools Fotografen bieten, zeigt Christian Steiger, Geschäftsführer der Haufe-Lexware und für die Cloud-Unternehmenslösung Lexoffice verantwortlich, beispielhaft anhand einer Modellrechnung.
Als Unternehmer haben auch Soloselbständige wie Fotografen steuerliche und buchhalterische Pflichten zu erfüllen. Meistens gehört das gerade bei Kunstschaffenden und Kreativen nicht zu den Lieblingsaufgaben. Damit sie ihrer eigentlichen Berufung entspannt und mit Freude nachgehen können, ist es wichtig, diese Themen im Griff zu haben.
Buchhaltung war weit bis ins 20. Jahrhundert mit hohem händischen Aufwand verbunden. Durchschreibeverfahren, Schreibmaschinentechnik und Buchungsautomaten waren für Buchhalter erste kleine Revolutionen. Seit den 60er Jahren entstand erstmals mittels Magnetkonten-Computern die Möglichkeit, Buchungsdaten elektronisch zu speichern. Heute findet die Buchführung fast nur noch elektronisch statt – oftmals jedoch noch mithilfe von Office-Programmen wie Word und Excel.
Aber ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist, dass der Wandel stetig ist und Prozesse immer wieder hinterfragt werden müssen. So sind Word und Excel längst das Durchschreibeverfahren von damals. Trotzdem erledigen bis heute die meisten Kleinunternehmer und Selbstständigen ihre unternehmerischen Pflichten wie die Buchhaltung ohne spezielle Software: 53 Prozent gaben das in einer repräsentativen Kantar-Studie aus dem Jahr 2019 unter Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern im Auftrag von Lexware an. Davon wiederum arbeiten 41 Prozent mit Word und Excel oder Formularen, Zetteln und Ausdrucken – bei Soloselbstständigen und Unternehmen mit maximal einem Mitarbeiter sogar 60 Prozent. Dass automatisierte Unternehmensprozesse nicht nur Nerven und Zeit, sondern auch Kosten sparen und mehr Zeit fürs Kerngeschäft lassen, das zeigt alleine der Aufgabenbereich Rechnungsstellung. Solche Aufgaben können mit der richtigen Software nebenher und von unterwegs aus dem mobilen Office in der Hosentasche heraus erledigt werden.
Eine Rechnung mit Word und Excel, ohne digitales Tool, zu erstellen, dauert im Durchschnitt 15 Minuten. Nehmen wir an, dass ein Fotograf 20 Rechnungen pro Monat stellt, was somit 300 Minuten beansprucht. Das sind fünf Arbeitsstunden, die für Kundenprojekte aufgewendet werden könnten. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz eines Fotografen von 120 Euro entspricht das Opportunitätskosten in Höhe von 600 Euro.
Demgegenüber steht die Rechnungsstellung mit einer Cloud-Software. Die Erstellung etwa mit Lexoffice dauert im Durchschnitt gerade einmal zwei Minuten und kann sogar per Smartphone-App von unterwegs aus erledigt werden. Bei den angenommenen 20 Rechnungen pro Monat werden also 40 Minuten für die Rechnungsstellung aufgewendet, das entspricht Opportunitätskosten von 84 Euro.
Würde man die ersparte Zeit nun produktiv in weitere Aufträge stecken können, so ergibt sich neben der zeitlichen Ersparnis auch eine finanzielle: „Kostet“ die manuelle Rechnungsstellung monatlich umgerechnet 600 Euro, so kostet die softwaregestützte demgegenüber nur 84 Euro, zuzüglich der Software-Kosten: Bei lexoffice wären das 7,90 Euro im Monat und somit insgesamt 91,90 Euro. Die Ersparnis liegt dementsprechend bei 508,1 Euro im Monat oder 6.097 Euro im Jahr – allein durch eine effiziente Rechnungsstellung.
Zur Unternehmenssteuerung gehören jedoch weit mehr Aufgaben als Rechnungen zu stellen. Sei es das Ablegen und Verbuchen von Belegen, die Verwaltung von Kundendaten oder die Erstellung der jährlichen EÜR. Und auch, wer auf die Unterstützung durch einen Steuerberater setzt, profitiert durch eine erleichterte Zusammenarbeit dank smarter Unternehmenslösung ohne Pendelordner oder Schuhkarton.
Gerade Cloudlösungen eignen sich hervorragend als Buchhaltungssoftware für Fotografen. Denn in ihrem Beruf sind sie ständig unterwegs und auf Kundenterminen – eine Lösung, die mobil von überall genutzt werden kann, ist daher von Vorteil.
Folgendes Szenario macht das plastisch greifbar: Eine Fotografin erhält eine Shooting-Anfrage und erstellt ein Angebot, das sie dem Kunden schickt. Dank optionaler Angebots-Positionen beauftragt der Kunde mit wenigen Klicks genau die Leistungen, die er benötigt. Vor Ort beim Shootingtermin ergibt sich jedoch, dass mehr Motive benötigt werden, als ursprünglich vereinbart. Mithilfe von Lexoffice kann die Fotografin das Angebot problemlos per App ändern und dem Kunden zur direkten Freigabe zusenden. Das spart viel Zeit und Aufwand. Die geänderte Auftragsstellung wird im System direkt gespeichert und für alle Dokumente und Dateien wie etwa die Abschlussrechnung verwendet.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Vorteile – sei es das Scannen von Belegen per App, die dank künstlicher Intelligenz automatisch verbucht werden, oder die Anbindung zahlreicher weiterer Tools und Lösungen wie Onlineshops, Reisekostenabrechnungen oder Zahlungsdienstleister. Dank des Finanzcockpits sind die Unternehmenszahlen immer im Blick und mögliche Engpässe können frühzeitig erkannt werden. Auch ermöglicht Buchhaltungssoftware gegenüber Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel eine rechtssichere und GOBD-konforme Arbeitsweise. Denn herkömmliche Office-Programme werden den GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, schon lange nicht mehr gerecht. Das liegt daran, dass solche Dateiformate leicht änderbar sind. Aus diesem Grund sind gespeicherte und abgelegte Word- oder Excel-Dateien nicht GoBD-konform und können bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die Prüfer die Buchhaltung nicht anerkennen und Steuern schätzen.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen lohnt sich also und öffnet neue Horizonte, um das eigene Angebot effizienter zu gestalten, Prozesse und Services zu verbessern und wichtige Unternehmenskennzahlen stets im Blick zu behalten.
