Buchhaltung auf Knopfdruck

Heute Berlin, morgen München. Das Jobprofil eines Fotografen erfordert ein hohes Maß an Mobilität. So auch bei Maria Dominika Vogt. Die selbständige Fotografin arbeitet unter dem Namen Maria Dominika Photography und ist ständig unterwegs, sei es auf Location-Suche oder für die Shootings selbst. Ihre Schwerpunkte liegen in der Mode-, Beauty- und Porträtfotografie.
Es kommt schon auch mal vor, dass ich für einen Auftrag eine Woche lang auf dem Gotthardpass in der Schweiz festsitze“, schmunzelt Maria. Ihre Buchhaltung hatte in dieser mobilen Arbeitswelt bislang oft das Nachsehen. Doch die Zeiten, in denen sich bei Maria Berge an Belegen ansammeln und sich neue Angebote oder Rechnungen erst wieder zurück im Studio erstellen und verschicken lassen, sind vorbei.
Seit Maria Dominika Photography die intelligente Online-Lösung Lexoffice im Einsatz hat, macht sich ihre Buchhaltung quasi von selbst. Und das auch noch komplett orts- und zeitunabhängig.
Dass mit Lexoffice alles online funktioniert, ist für den mobilen Arbeitsalltag der Fotografin ein wichtiger Vorteil. Die Online-Lösung bietet ihr eine komplett digitale Abwicklung ihres Business: von der übersichtlichen Auftrags- und Rechnungsschreibung über Kontobewegungen bis hin zur Buchhaltung. Angebote und Rechnungen lassen sich ganz einfach erstellen und direkt aus der Software heraus verschicken. Und mit der Lexoffice Scan App kann Maria Belege auch unterwegs auf ihren Shootings jederzeit ganz einfach abfotografieren. Diese sind dann als Scan automatisch im System verfügbar und werden dort dank Texterkennung (OCR) und intelligenter Kategorisierung automatisch richtig kontiert und gebucht.
„Bevor ich Lexoffice kennenlernte, flogen meine Belege in Stapeln herum und ich beeilte mich jeweils, sie in letzter Minute auf A4-Blättter kopiert zum Steuerberater zu bringen, um die Umsatzsteuervoranmeldung nicht allzu spät hinzukriegen. Mit der App ist jetzt Schluss mit dem Papierkram, denn jeder Beleg ist jetzt sofort vor Ort erfasst und korrekt kategorisiert. Das ist für mich eine große Erleichterung“, so Maria. „Denn die vielen Belege habe ich während meiner Shootings natürlich immer gesammelt, aber einige gehen bei dem vielen Hin und Her dann doch verloren – und das merkt man dann leider erst wieder zurück am Schreibtisch“, erinnert sich die Fotografin.
„Bislang habe ich meine Angebote und Rechnungen immer aus Open-Office-Vorlagen erstellt, per Copy&Paste angeglichen und als PDF verschickt“, erinnert sich Maria. Doch spätestens seit Inkrafttreten der GoBD, der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ist das problematisch. Denn die GoBD fordern, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger.
Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.
Fotografen, die Angebote, Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung schreiben oder in einer Tabellenkalkulation verwalten, müssen aufpassen, denn deren Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist nicht mehr zulässig. Auch die Ablage in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen „Managern“ entspricht nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein müssen. Mit Lexoffice muss sich Maria Dominika Vogt darüber keine Sorgen machen, denn als GoBD-testierte Buchhaltungssoftware sorgt die Lösung für eine GoBD-konforme Buchhaltung und schützt damit vor unangenehmen Steuerschätzungen und etwaigen Nachzahlungen aufgrund von Formfehlern.
Während des Feierabends vom Sofa aus per iPad noch kurz einen Blick aufs Business werfen? Auch das ist mit Lexoffice kein Problem – das Dashboard liefert jederzeit einen schnellen Überblick über die aktuelle Unternehmenssituation – komfortabel und übersichtlich. „Besonders gut gefällt mir, dass ich alle Daten, die ich für mein Business brauche, auch unterwegs über mein Tablet jederzeit übersichtlich griffbereit habe und von überall aus arbeiten kann – also auch im Zug mal eben Aufträge schreiben oder im Café eine Mahnung verfassen.“ Die Fotografin ist mit Lexoffice rundum zufrieden: „Meine Buchhaltung erledigt sich jetzt ganz selbsterklärend, das spart Zeit und Nerven und damit automatisch auch Kosten“, so die Fotografin weiter. „Genau so muss das sein – jetzt kann ich mich endlich ganz und gar auf meine Shootings konzentrieren.“

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